Transizione OHSAS 18001 a ISO 45001: scadenze e situazione attuale

Il passaggio dallo standard OHSAS 18001 alla norma ISO 45001 rappresenta una delle svolte più significative nella gestione della salute e sicurezza sul lavoro (SSL). Mentre OHSAS 18001 era uno standard britannico ampiamente utilizzato a livello volontario, ISO 45001 è diventata la norma internazionale di riferimento per i sistemi di gestione SSL, emessa dall'ISO e riconosciuta da tutti gli enti di accreditamento. Per le aziende certificate secondo il vecchio standard, conoscere le scadenze transizione OHSAS 18001 a ISO 45001 è fondamentale per evitare il decadimento del certificato e per garantire la conformità normativa. Questo articolo fa chiarezza sul calendario ufficiale, sullo stato attuale dei certificati OHSAS 18001 e su cosa fare per adeguarsi alla nuova norma, con un focus sulle soluzioni digitali che semplificano il percorso.

Il percorso di transizione: da OHSAS 18001 a ISO 45001

Pubblicata nel marzo 2018, la ISO 45001 ha sostituito formalmente OHSAS 18001, che è stato ritirato come standard internazionale. Il periodo di transizione è stato pianificato per dare alle organizzazioni il tempo necessario per aggiornare i propri sistemi di gestione senza interruzioni. Inizialmente fissato a tre anni, questo periodo è stato rivisto a causa delle difficoltà operative legate alla pandemia da Covid-19. Oggi, a distanza di cinque anni dalla pubblicazione della norma, la situazione è chiara: i certificati OHSAS 18001 rilasciati dopo una certa data non hanno più validità riconosciuta dall'ente di accreditamento internazionale (IAF). Per ogni azienda che ancora possiede un certificato OHSAS 18001 in corso di validità, il termine ultimo per completare la transizione è passato; chi non si è adeguato deve ripartire da zero con un nuovo ciclo di certificazione.

Cosa è cambiato con la nuova norma

La differenza sostanziale tra i due standard non è solo formale. OHSAS 18001 si concentrava principalmente sul controllo dei pericoli e sulla conformità legislativa, con un approccio procedural-based. ISO 45001, invece, adotta una struttura di alto livello (HLS) comune a tutte le norme di sistema ISO (come ISO 9001 e ISO 14001), integrandosi più facilmente con i sistemi di gestione esistenti. Inoltre, la nuova norma mette al centro la leadership della direzione, la valutazione dei rischi e delle opportunità, il coinvolgimento attivo dei lavoratori e una visione più strategica della salute e sicurezza. Per le aziende, questo significa rivedere la propria politica SSL, aggiornare la documentazione e, spesso, migliorare i processi di partecipazione dei dipendenti.

Le scadenze ufficiali per la transizione

La Governance della transizione è stata definita da un documento congiunto IAF e ISO. Per comprendere appieno le scadenze transizione OHSAS 18001 a ISO 45001 è necessario distinguere la scadenza originaria, le proroghe concesse e lo stato attuale.

Scadenza iniziale: 11 marzo 2021

Il calendario originale prevedeva che tutti i certificati OHSAS 18001 fossero trasferiti alla nuova norma entro il 11 marzo 2021. I certificati rilasciati dopo il 10 marzo 2018 avevano validità massima fino a quella data. In pratica, le aziende che avevano ricevuto un certificato OHSAS 18001 a partire da marzo 2018 dovevano completare l'audit di transizione entro tre anni dalla pubblicazione della ISO 45001. Chi non riusciva a farsi riaccreditare entro tale scadenza, perdeva il certificato. Tuttavia, la pandemia ha sconvolto molte pianificazioni.

Estensioni e proroghe (Covid-19)

Viste le restrizioni ai viaggi, la chiusura di molte attività e le difficoltà organizzative, l'IAF ha concesso una proroga di sei mesi, spostando la scadenza al 11 settembre 2021. Successivamente, ulteriori flessibilità sono state introdotte per i paesi con blocchi prolungati. In Italia, molti enti di certificazione hanno potuto effettuare audit in modalità remota o posticipare le visite. Tuttavia, queste proroghe avevano una scadenza precisa: non oltre il 2022 per la maggior parte dei certificati. Oggi, chi non ha completato la transizione entro il periodo prorogato si trova con un certificato OHSAS 18001 scaduto e non riconosciuto.

Stato attuale: OHSAS 18001 non più riconosciuto

Attualmente, l'IAF non riconosce più alcun certificato OHSAS 18001 come valido. Ciò significa che, dal punto di vista dell'accreditamento, un'azienda che espone un certificato OHSAS 18001 non ha alcuna garanzia di conformità riconosciuta a livello internazionale. Inoltre, molti enti di certificazione non offrono più servizi di mantenimento per il vecchio standard. Se un'organizzazione non ha ancora effettuato il passaggio, l'unica via percorribile è avviare un nuovo processo di certificazione secondo ISO 45001, con tutti gli audit di fase 1 e fase 2 del caso. Per chi è in ritardo, la priorità assoluta è agire subito per evitare lunghi periodi senza copertura certificativa, che potrebbe avere ripercussioni su appalti, gare d'appalto e requisiti normativi.

Cosa fare se il certificato OHSAS 18001 è scaduto

Se la tua azienda ha lasciato scadere il certificato OHSAS 18001 senza completare la transizione, non è tutto perduto, ma è necessario ripartire da capo con un iter di certificazione ex novo. Ecco i passi fondamentali.

Implementare il sistema di gestione secondo ISO 45001

Il primo passo è acquisire la norma ISO 45001 e analizzare le differenze rispetto al vecchio sistema. È necessario aggiornare la politica SSL, la valutazione dei rischi (includendo le opportunità), la documentazione e le procedure operative. Particolare attenzione va data alla leadership: la direzione deve dimostrare impegno attivo, definire ruoli e responsabilità e garantire le risorse necessarie. È consigliabile anche rivedere i processi di consultazione e partecipazione dei lavoratori, che nella nuova norma assumono un ruolo centrale. Per facilitare questo lavoro, molte aziende si affidano a consulenti o a software di gestione HSE.

Contattare un organismo di certificazione accreditato

Una volta implementato il sistema, bisogna contattare un ente di certificazione accreditato per la ISO 45001. L'iter prevede un audit di fase 1 (documentale) e un audit di fase 2 (sul campo). Se il sistema è già maturo, il percorso può essere completato in 3-6 mesi. È importante non sottovalutare la fase di preparazione: un mancato allineamento ai requisiti della norma può portare a rilievi che ritardano la certificazione.

Evitare il gap di certificazione

Per chi ha ancora un certificato OHSAS 18001 in scadenza (ad esempio, se il certificato è stato rinnovato prima del 2020 e la scadenza è posticipata), la soluzione migliore è pianificare l'audit di transizione prima della scadenza. In questo modo si evita il cosiddetto "gap", cioè il periodo in cui l'azienda non ha alcuna certificazione. Durante il gap, l'organizzazione potrebbe non essere in grado di partecipare a gare d'appalto che richiedono la certificazione ISO 45001. La transizione non è solo un obbligo normativo, ma anche un investimento per la competitività.

Differenze principali tra OHSAS 18001 e ISO 45001

Per completare con successo la transizione, è essenziale comprendere le differenze operative tra i due standard. ISO 45001 non è una semplice revisione di OHSAS 18001, ma una norma con un approccio radicalmente diverso.

Struttura di alto livello (HLS)

La ISO 45001 adotta la stessa struttura di altre norme ISO (9001, 14001, 27001). Questo facilita l'integrazione dei sistemi di gestione. Le aziende che già possiedono certificazioni qualità o ambiente possono allineare i processi, riducendo la duplicazione documentale. Ad esempio, la sezione "Leadership" (punto 5) e "Pianificazione" (punto 6) sono identiche nella struttura alle corrispondenti sezioni delle altre norme.

Maggiore enfasi sulla leadership

OHSAS 18001 richiedeva che la direzione dimostrasse impegno, ma la nuova norma è molto più esplicita: la direzione deve assumersi la responsabilità ultima del sistema di gestione SSL, definire la politica, garantire le risorse e promuovere una cultura della sicurezza. Questo implica che i manager devono essere coinvolti attivamente, non solo delegare. In pratica, la leadership deve partecipare alle riunioni di riesame e monitorare gli indicatori di performance.

Coinvolgimento dei lavoratori

ISO 45001 introduce il concetto di "consultazione e partecipazione" come requisito autonomo. I lavoratori (e i loro rappresentanti) devono essere coinvolti nel processo decisionale sulla SSL, dalla valutazione dei rischi alla definizione delle misure di controllo. Questo non era altrettanto esplicito nella vecchia norma. Le aziende devono dimostrare di aver implementato meccanismi per raccogliere feedback, suggerimenti e segnalazioni.

Valutazione dei rischi e opportunità

Mentre OHSAS 18001 si concentrava sui pericoli e sui rischi per la sicurezza, ISO 45001 richiede anche di identificare le "opportunità" per migliorare le prestazioni SSL. Questo significa che l'organizzazione deve valutare non solo cosa potrebbe andare storto, ma anche cosa può essere migliorato (ad esempio, l'adozione di nuove tecnologie o il miglioramento della formazione). La pianificazione deve includere obiettivi misurabili e indicatori di performance.

Come Ordex agevola la transizione e la gestione del sistema ISO 45001

La transizione da OHSAS 18001 a ISO 45001 comporta un notevole carico di lavoro documentale e di monitoraggio. La guida all'implementazione di un sistema di gestione integrato mostra come un approccio strutturato possa semplificare il processo. In questo contesto, la digitalizzazione diventa un alleato prezioso. Ordex supporta la transizione a ISO 45001 automatizzando la gestione documentale, il monitoraggio delle scadenze e la reportistica, riducendo i tempi di adeguamento e garantendo la conformità normativa. Con Ordex HSE Manager, le aziende possono centralizzare tutta la documentazione del sistema di gestione SSL, pianificare e tracciare gli audit, e generare report personalizzati per la direzione. Questo non solo velocizza l'iter di certificazione, ma permette di mantenere il sistema aggiornato nel tempo, riducendo il rischio di non conformità.

Digitalizzazione della documentazione

La ISO 45001 richiede una documentazione aggiornata e facilmente accessibile. Ordex consente di archiviare in cloud tutti i documenti (politiche, procedure, istruzioni, registri) e di gestirne le versioni, garantendo che il personale abbia sempre accesso all'ultima versione approvata. Inoltre, il sistema di notifiche avvisa quando un documento deve essere revisionato o aggiornato.

Gestione delle scadenze e audit

Uno dei punti critici della transizione è la gestione delle scadenze: audit interni, audit esterni, formazione, verifiche periodiche. Ordex permette di impostare calendari automatici e di tracciare lo stato di avanzamento di ogni attività. In caso di scadenze imminenti o ritardi, il sistema invia alert personalizzati, evitando dimenticanze che potrebbero portare a non conformità.

Reportistica per la direzione

La leadership richiede dati chiari per il riesame della direzione. Con Ordex si possono generare report in tempo reale su infortuni, near miss, indicatori di performance SSL e risultati degli audit. Questo facilita le decisioni strategiche e dimostra agli enti di certificazione che la direzione è effettivamente coinvolta nel monitoraggio del sistema.

Domande Frequenti

Qual è la scadenza per la transizione OHSAS 18001 a ISO 45001?

La scadenza originaria era l'11 marzo 2021, poi prorogata da alcuni enti fino a settembre 2021 a causa del Covid-19. Attualmente, i certificati OHSAS 18001 non sono più riconosciuti da IAF. Chi non ha completato la transizione deve avviare una nuova certificazione.

Cosa succede se il mio certificato OHSAS 18001 è ancora in corso di validità ma non ho fatto la transizione?

Se il certificato è stato rilasciato dopo la pubblicazione della ISO 45001 (marzo 2018) e non è stato convertito entro la scadenza, non ha più valore legale agli occhi degli organismi di accreditamento. È necessario avviare un nuovo iter di certificazione secondo ISO 45001.

Posso ancora ottenere la certificazione OHSAS 18001?

No. L'ente internazionale IAF ha ritirato il riconoscimento per OHSAS 18001. Nessun organismo accreditato può rilasciare nuovi certificati OHSAS 18001. L'unica opzione è la ISO 45001.

Quanto tempo ci vuole per passare da OHSAS 18001 a ISO 45001?

Se il sistema di gestione è già implementato secondo OHSAS 18001, la transizione può richiedere da 4 a 12 mesi, a seconda delle differenze da colmare (soprattutto leadership e coinvolgimento lavoratori). L'uso di un software come Ordex può accelerare il processo.

Quali sono le differenze principali che devo aggiornare nel mio sistema?

Le aree chiave sono: struttura documentale (HLS), leadership della direzione, coinvolgimento dei lavoratori, valutazione dei rischi e opportunità, e miglioramento del contesto organizzativo. È necessario aggiornare la politica, le procedure e i registri.

Conclusioni

La transizione da OHSAS 18001 a ISO 45001 è ormai conclusa dal punto di vista temporale: i vecchi certificati non sono più validi e chi non si è adeguato deve ripartire da capo. Per le aziende che hanno già completato il passaggio, la sfida ora è mantenere il sistema aggiornato e conforme, sfruttando le opportunità offerte dalla digitalizzazione. I vantaggi della digitalizzazione HSE per la compliance sono evidenti: riduzione degli errori, tracciabilità e risparmio di tempo. Inoltre, guardando al futuro, è importante seguire le novità sull'integrazione ISO 45001 nel Testo Unico per anticipare eventuali evoluzioni normative. Se la tua azienda deve ancora completare la transizione o vuole ottimizzare la gestione della sicurezza, investire in un software specializzato è la scelta più efficace. Scopri come Ordex HSE Manager può aiutarti con le scadenze transizione OHSAS 18001 a ISO 45001 e garantire una gestione SSL all'avanguardia.