RSPP e Ingegnere informatico
La corretta predisposizione del piano formativo aziendale 2026 rappresenta una delle sfide più significative per RSPP, responsabili della formazione e HR aziendali. L'Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025, in vigore dal 24 maggio 2025, ha ridefinito i percorsi formativi per la sicurezza sul lavoro. A ottobre 2026, il periodo transitorio è concluso: dopo il 24 maggio 2026 si applicano esclusivamente le nuove regole. Non si tratta più di organizzare singoli corsi, ma di costruire un sistema integrato che risponda agli obblighi normativi, sviluppi le competenze dei lavoratori e contribuisca alla prevenzione dei rischi.
Perché il piano formativo 2026 è cruciale
Il quadro normativo italiano in materia di formazione sulla sicurezza è cambiato in modo profondo. Il D.Lgs. 81/2008, all'articolo 37, stabilisce che il datore di lavoro assicuri a ciascun lavoratore una formazione sufficiente e adeguata in materia di salute e sicurezza, con riferimento al proprio posto di lavoro e alle proprie mansioni. Le modalità attuative di questo obbligo sono ora definite dall'Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025, che ha sostituito gli Accordi del 2011, del 2012 e del 2016.
Il piano formativo non è un adempimento isolato. La valutazione dei rischi prevista dall'articolo 28 del D.Lgs. 81/2008 e il documento che ne deriva orientano la scelta dei corsi e dei destinatari. Un piano ben costruito riduce il rischio di scoperture, semplifica la gestione documentale e aiuta la direzione a programmare con criterio.
Un piano formativo ben strutturato non è solo uno strumento di compliance: è una leva organizzativa. Formare in modo corretto aiuta a prevenire gli infortuni, rafforza la cultura della sicurezza e rende l'azienda più affidabile verso lavoratori, clienti e organi di controllo. Per questo, dedicare tempo alla pianificazione, alla selezione degli enti e al monitoraggio produce benefici anche oltre il singolo adempimento.
Le nuove regole dell'Accordo Stato-Regioni da rispettare
L'Accordo del 17 aprile 2025 ha modificato durate, contenuti e modalità di erogazione della formazione obbligatoria. Per il piano formativo aziendale 2026, i riferimenti da considerare sono i seguenti:
- Lavoratori: formazione generale di 4 ore, credito permanente; formazione specifica di 4 ore per rischio basso, 8 ore per rischio medio, 12 ore per rischio alto; aggiornamento di 6 ore ogni 5 anni.
- Preposti: corso base di 12 ore, dopo aver svolto la formazione dei lavoratori; aggiornamento di 6 ore ogni 2 anni. La precedente durata di 8 ore non è più attuale.
- Dirigenti: corso base di 12 ore; aggiornamento di 6 ore ogni 5 anni. Anche in questo caso il vecchio corso da 16 ore è superato.
- Datori di lavoro: corso base di 16 ore, obbligatorio per tutti i datori di lavoro entro il 24 maggio 2027; aggiornamento di 6 ore ogni 5 anni. È esonerato chi ha già la formazione da datore di lavoro-RSPP.
- Datore di lavoro che svolge i compiti di RSPP: dopo il corso da 16 ore, modulo comune di 8 ore più eventuali moduli integrativi per agricoltura, silvicoltura e zootecnia, pesca, costruzioni, chimico-petrolchimico; aggiornamento di 8 ore ogni 5 anni.
La verifica di apprendimento è obbligatoria per tutti i corsi. La presenza minima richiesta è il 90% della durata prevista. La videoconferenza sincrona è equiparata all'aula per le parti teoriche, mentre le parti pratiche e le attrezzature si svolgono in presenza.
Le scadenze da tenere sotto controllo
Il periodo transitorio introdotto con l'Accordo si è chiuso il 24 maggio 2026. Da quella data non è più possibile avviare o completare corsi secondo le regole precedenti: valgono esclusivamente i percorsi previsti dall'Accordo del 17 aprile 2025.
Nella pianificazione 2026 occorre in particolare verificare:
- la regolarità degli aggiornamenti dei preposti: chi era formato da più di due anni doveva aggiornarsi entro il 24 maggio 2026;
- la formazione per i lavoratori che operano in ambienti sospetti di inquinamento o confinati: il termine per adeguarsi era il 24 maggio 2026;
- il nuovo corso per i datori di lavoro da 16 ore, da completare entro il 24 maggio 2027.
I corsi già svolti secondo le regole precedenti restano validi. L'aggiornamento si calcola a partire dall'ultimo attestato e va programmato secondo le nuove periodicità, senza attendere la scadenza per organizzare i corsi.
Analisi dei fabbisogni formativi
Prima di costruire il calendario serve un'analisi accurata dei fabbisogni. Questa attività serve a individuare chi deve essere formato, su quali temi, con quale urgenza e con quali modalità. Un'analisi superficiale produce piani generici, che rischiano di lasciare scoperte figure o di concentrare troppi corsi negli stessi mesi.
Sul tema, ti consigliamo di leggere anche il nostro approfondimento su Prova di Evacuazione: Organizzazione e Verbale.
L'analisi va condotta su tre livelli: l'organizzazione nel suo complesso, i reparti o le funzioni e i singoli lavoratori. A livello organizzativo si guarda alla coerenza tra strategia aziendale e competenze disponibili. A livello di reparto si considerano i rischi specifici delle mansioni. A livello individuale si confrontano conoscenze, abilità e comportamenti attesi con quelli rilevati.
Il risultato è un quadro aggiornato di esigenze formative, utilizzabile per definire obiettivi, contenuti, destinatari e priorità del piano.
Censimento delle figure e delle scadenze
Il primo passaggio operativo è il censimento completo delle figure per le quali la normativa prevede obblighi formativi e delle relative scadenze. Vanno incluse tutte le figure rilevanti per l'azienda, con indicazione della data dell'ultimo attestato e della data di aggiornamento.
Nel censimento rientrano, ad esempio, lavoratori, preposti, dirigenti, datori di lavoro, RSPP e ASPP, addetti antincendio, addetti primo soccorso e RLS. Per gli RLS il corso base è di 32 ore, di cui 12 sui rischi specifici aziendali; l'aggiornamento annuale è di 4 ore per aziende da 15 a 50 lavoratori, 8 ore oltre 50, mentre sotto i 15 lo stabilisce il contratto collettivo. Questa figura è disciplinata dall'articolo 37 del D.Lgs. 81/2008 e dalla contrattazione collettiva, non dall'Accordo Stato-Regioni. Per le emergenze valgono i decreti dedicati: antincendio D.M. 2 settembre 2021 e primo soccorso D.M. 388/2003, non l'Accordo Stato-Regioni.
Vanno considerate anche le abilitazioni all'uso delle attrezzature, come piattaforme di lavoro elevabili, gru, carrelli elevatori, macchine movimento terra e trattori. Per queste serve un percorso teorico-pratico in presenza, con aggiornamento quinquennale.
Per gestire il censimento è utile un foglio di calcolo strutturato o un software gestionale dedicato, che consenta di tenere sotto controllo le scadenze e di ricevere avvisi in prossimità dei rinnovi.
Gap analysis: cosa manca
Dopo il censimento, la gap analysis aiuta a confrontare le competenze presenti con quelle necessarie. Va costruito un profilo ideale per ciascuna figura, tenendo conto di obblighi normativi, rischi aziendali e attività svolte, e va rilevato il livello reale attraverso colloqui, test, osservazione e analisi di incidenti o mancati incidenti.
L'esito è una mappa delle lacune formative. Le criticità più rilevanti, per rischio o perché in scadenza, vanno affrontate per prime. Le lacune minori possono essere gestite nel corso dell'anno.
Prioritizzazione degli interventi
La prioritizzazione consente di allocare le risorse in modo corretto. Il primo criterio è l'urgenza temporale: le figure con attestati in prossima scadenza o con obblighi normativi già maturati vanno gestite prima di tutto. Il secondo criterio è il rischio: a parità di urgenza, va data precedenza alle figure che operano nei contesti più esposti.
Il terzo criterio è la sostenibilità organizzativa. Concentrare troppe ore formative nello stesso periodo può creare problemi operativi, soprattutto nelle piccole aziende. Il piano deve quindi distribuire gli interventi lungo l'anno, prevedendo opzioni come videoconferenza per la teoria e sessioni in presenza per le sole parti pratiche, ove consentito.
Per una panoramica completa, puoi consultare la nostra guida dedicata a Segnaletica di Sicurezza.
Strutturazione del piano formativo
Con l'analisi completata, il piano formativo va tradotto in un documento operativo, con obiettivi, contenuti, destinatari, modalità, tempi e responsabilità. Il piano deve essere chiaro, completo e immediatamente utilizzabile da chi lo gestisce e da chi deve approvarlo.
Le sezioni principali sono: analisi dei fabbisogni, obiettivi formativi, programmi e contenuti, destinatari, modalità di erogazione, calendario, budget e risorse, monitoraggio e valutazione.
Template del piano formativo annuale
Il template annuale descrive gli interventi previsti e le informazioni necessarie per gestirli. Per ogni attività è utile indicare: corso, obiettivi, destinatari e numero di partecipanti, durata, modalità di erogazione, contenuti, periodo, ente formatore o docente, costi e note.
Una scheda di sintesi può riportare il numero di corsi, le ore complessive, il budget e la distribuzione per tipologia. Utilizzare un formato digitale, come un foglio di calcolo o un software dedicato, semplifica aggiornamenti, verifiche e reportistica.
Calendario mensile con milestones
Il calendario mensile traduce il piano in attività concrete. Deve rispettare le scadenze normative, evitare concentrazioni eccessive e coordinarsi con i periodi di maggiore o minore attività aziendale. Gli aggiornamenti vanno programmati con anticipo rispetto alla scadenza dell'attestato.
Le milestones più utili sono: completamento del censimento, approvazione del piano, avvio dei corsi prioritari, raggiungimento dei target intermedi e verifica finale dei risultati. Ogni milestone deve avere una data e un responsabile.
Questo argomento si collega strettamente a quanto analizzato nel nostro articolo su Nomina Figure Sicurezza: Modelli e Procedure.
Budget e allocazione risorse
Il budget va stimato in modo realistico. Nei costi diretti rientrano compensi di enti e docenti, materiali didattici, spazi e attrezzature, eventuali trasferte. Nei costi indiretti rientra il tempo sottratto alla produzione e le risorse interne usate per progettare, coordinare e registrare le attività.
La priorità va data agli interventi urgenti e alle figure più esposte, riservando una quota per nuovi assunti, nuovi incarichi o aggiornamenti normativi non previsti.
Scelta degli enti formatori e delle modalità
La qualità del piano dipende molto dalla scelta dell'ente formatore e delle modalità. Un ente qualificato garantisce contenuti aggiornati, docenti preparati e attestati correttamente gestiti. Un fornitore inadeguato può compromettere la validità della formazione e generare rischi di non conformità.
I requisiti di enti e docenti sono definiti dall'Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 e dalle norme vigenti. Per i docenti, la qualificazione è disciplinata dal decreto interministeriale 6 marzo 2013. Prima di assegnare un corso è necessario verificare che il soggetto formatore abbia i requisiti organizzativi, tecnici e professionali richiesti.
La scelta delle modalità, tra aula, videoconferenza sincrona e formazione a distanza, va fatta in base alla natura dei contenuti e ai vincoli organizzativi. Le parti pratiche restano in presenza; per la teoria, la videoconferenza sincrona è equiparata all'aula. L'e-learning è ammesso solo nei casi previsti dall'Accordo e mai per la formazione dei preposti, per il corso base del datore di lavoro che svolge i compiti di RSPP e per le attività pratiche.
Criteri di selezione (Accordo Stato-Regioni compliant)
Il processo di selezione deve essere documentato e ripetibile. I criteri principali sono: conformità normativa, esperienza nel settore, competenza dei docenti, qualità dei materiali, metodologie didattiche, sistemi di verifica dell'apprendimento, disponibilità di date e sedi, condizioni economiche e referenze.
La digitalizzazione di questi processi è possibile grazie alla nostra piattaforma HSE integrata.
È consigliabile usare una griglia di valutazione, attribuire punteggi e conservare traccia della scelta. L'incarico deve essere formalizzato con un contratto o un ordine che specifichi programma, modalità, costi e obblighi documentali.
Mix aula, videoconferenza e FAD
Non esiste una modalità unica valida per tutti i corsi. L'aula è indicata per le attività pratiche, le esercitazioni e i lavori di gruppo, perché consente interazione e verifica immediata. La videoconferenza sincrona è utile per i moduli teorici e per coinvolgere lavoratori distribuiti su più sedi. La formazione asincrona offre flessibilità, ma va limitata ai casi in cui l'Accordo la consente.
Nel piano formativo va quindi indicata per ogni corso la modalità prevista, distinguendo chiaramente le ore in presenza da quelle a distanza e rispettando i limiti normativi per le attività che richiedono pratica.
Monitoraggio e tracciamento
Il monitoraggio serve a verificare che il piano si realizzi nei tempi e nei modi previsti. A livello operativo si controllano calendario, presenze, docenti e materiali. A livello tattico si confrontano i risultati con gli obiettivi. A livello strategico si valuta l'effetto della formazione su incidenti, comportamenti e cultura della sicurezza.
Il tracciamento richiede una documentazione ordinata: registri presenze, attestati, verbali di verifica, valutazioni e qualifiche dei formatori. Il datore di lavoro deve conservare la documentazione della formazione per tutta la durata del rapporto di lavoro. Un sistema digitale aiuta a evitare smarrimenti e a rendere disponibili le informazioni in caso di verifica.
KPI del piano formativo
I KPI permettono di misurare avanzamento, efficienza ed efficacia. Gli indicatori di realizzazione includono corsi completati, partecipanti formati e ore erogate rispetto al piano. Gli indicatori di efficienza includono costo per partecipante, costo per ora e rispetto del budget. Gli indicatori di efficacia includono esiti delle verifiche, valutazioni dei partecipanti e andamento degli infortuni e dei mancati incidenti.
Uno strumento utile per semplificare la gestione è il nostro gestionale HSE. La scelta dei KPI dipende dagli obiettivi aziendali e va condivisa con la direzione fin dalla fase di impostazione.
Reportistica per la direzione
La reportistica deve essere sintetica e orientata alle decisioni. Il report trimestrale confronta avanzamento e obiettivi, segnala scostamenti, criticità e azioni correttive, usando un cruscotto di KPI essenziali. Il report annuale riassume i risultati raggiunti, le lezioni apprese e le proposte per il piano successivo.
La documentazione di supporto, come registri e attestati, va archiviata in modo ordinato e, se possibile, digitale, per semplificare verifiche e controlli.
Digitalizzare il piano formativo con Ordex
La digitalizzazione riduce il carico amministrativo e aumenta l'affidabilità delle scadenze. Un software come Ordex HSE Manager consente di gestire il piano formativo, il censimento delle figure, le scadenze degli attestati, le iscrizioni, le presenze e la reportistica in un'unica piattaforma.
L'integrazione con il sistema HSE permette di collegare la formazione ai rischi aziendali e alle misure di prevenzione. Le notifiche automatiche aiutano a non perdere le scadenze di aggiornamento, mentre i template aggiornati riducono gli errori di conformità.
La piattaforma è accessibile da dispositivi connessi a Internet e consente di operare anche in mobilità. Per capire come applicarla al proprio contesto, è possibile richiedere una dimostrazione.
Domande Frequenti
Qual è la scadenza per l'aggiornamento della formazione dei lavoratori?
L'aggiornamento dei lavoratori ha periodicità quinquennale e durata minima di 6 ore. Il termine si calcola dalla data dell'ultimo attestato. Nel piano è opportuno programmare il rinnovo con adeguato anticipo, per evitare che l'attestato scada prima del completamento del corso.
Posso utilizzare la formazione e-learning per tutti i corsi di sicurezza?
No. L'e-learning è ammesso solo nei casi previsti dall'Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025. Non è ammesso, tra l'altro, per la formazione dei preposti, per il corso base del datore di lavoro che svolge i compiti di RSPP e per le parti pratiche. Antincendio, primo soccorso e uso delle attrezzature richiedono la presenza fisica.
Chi è responsabile della conformità del piano formativo?
La responsabilità principale è del datore di lavoro, in base all'articolo 37 del D.Lgs. 81/2008. Il RSPP supporta la progettazione e la gestione tecnica del piano, mentre gli enti formatori rispondono della conformità dei corsi che erogano. Ruoli e responsabilità vanno indicati chiaramente nel piano.
Come devo gestire la formazione di un lavoratore appena assunto?
La formazione del nuovo assunto deve essere completata prima che il lavoratore sia adibito alla mansione, salve diverse indicazioni di legge per specifici casi. Nel piano formativo serve una procedura per attivare tempestivamente il percorso previsto e conservare la relativa documentazione.
Quali documenti devo conservare per dimostrare l'avvenuta formazione?
Vanno conservati almeno registri presenze, attestati di partecipazione, verbali di verifica dell'apprendimento e qualifiche di docenti ed ente formatore. La documentazione va mantenuta per tutta la durata del rapporto di lavoro. Una gestione digitale aiuta a organizzarla e a renderla facilmente reperibile.
Conclusioni
Strutturare il piano formativo aziendale 2026 richiede un approccio metodico e aggiornato. Con l'Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 e la conclusione del periodo transitorio, non è più sufficiente replicare i corsi del passato: occorre rivedere durate, periodicità e modalità, partendo dall'analisi dei fabbisogni e dal controllo delle scadenze.
Un piano ben progettato, monitorato e documentato protegge l'azienda dalle non conformità e contribuisce a creare un ambiente di lavoro più sicuro. La digitalizzazione con Ordex HSE Manager aiuta a ridurre gli oneri amministrativi e a mantenere il controllo su scadenze, attestati e reportistica.
Scopri come Ordex HSE Manager può aiutarti a gestire in modo efficiente e conforme il piano formativo aziendale 2026, nel rispetto dell'Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 e del D.Lgs. 81/2008.
Per approfondire
Scritto da
ing. Alessio S.Founder & Tech Lead di Ordex · RSPP
Ingegnere informatico e RSPP, è il fondatore di Ordex. Unisce competenza tecnica e normativa per semplificare la gestione della sicurezza sul lavoro e degli adempimenti HSE di aziende e studi di consulenza.
